Em Portugal, quase todos os clientes usam WhatsApp. Para uma empresa de ar condicionado, bombas de calor, painéis solares, janelas ou remodelações, é muitas vezes o canal por onde chegam mais pedidos, fotos e confirmações de visita.
A aplicação WhatsApp Business é gratuita e foi feita para pequenas empresas. Este guia mostra o que configurar, por ordem de importância, e o que ela não consegue fazer por si.
1. Use o número da empresa e complete o perfil
Instale a aplicação WhatsApp Business (é diferente do WhatsApp normal) com o número que os clientes já conhecem. No perfil, preencha:
- Nome da empresa igual ao que aparece no Google e nas carrinhas;
- Categoria, por exemplo «Serviços domésticos» ou «Empreiteiro»;
- Descrição curta com o que faz e as zonas que serve;
- Horário, site e email.
Um perfil completo transmite confiança a quem nunca ouviu falar de si.
2. Mensagem de boas-vindas e mensagem de ausência
Nas ferramentas da empresa, ative duas mensagens automáticas:
- Boas-vindas, para quem lhe escreve pela primeira vez. Exemplo: «Olá! Obrigado pelo contacto com a Clima Norte. Para lhe darmos uma ideia de valor, diga-nos o tipo de trabalho, o concelho e, se puder, envie fotos.»
- Ausência, fora do horário: «Neste momento estamos fora do horário. Respondemos amanhã a partir das 8h. Se puder, deixe já a descrição e fotos do trabalho.»
Estas mensagens não fecham obras sozinhas, mas evitam que o cliente fique sem nenhuma resposta.
3. Respostas rápidas para as perguntas de sempre
As respostas rápidas são textos guardados que insere escrevendo «/» e um atalho. Crie uma para cada pergunta que se repete:
- /fotos: que fotos precisa e de que ângulo;
- /visita: como funciona a visita técnica e quanto tempo demora;
- /prazo: prazos habituais de instalação ou fabrico;
- /pagamento: formas de pagamento e se há sinal;
- /garantia: garantias dos equipamentos e da instalação.
4. Etiquetas para não perder pedidos
As etiquetas permitem organizar as conversas por fase. Uma sugestão simples para obras:
- Pedido novo
- Visita marcada
- Orçamento enviado
- Obra fechada
- Não avançou
Ao fim do dia, abra a etiqueta «Orçamento enviado» e veja quem precisa de seguimento. Temos um guia com mensagens prontas para o seguimento de orçamentos.
5. Catálogo, se tiver serviços com preço fixo
Se faz serviços com preço fechado, como a limpeza de um split ou a manutenção anual de uma bomba de calor, pode colocá-los no catálogo com descrição e preço. Para obras que dependem de visita, é melhor não pôr preços fixos.
O que o WhatsApp Business não faz por si
A aplicação ajuda a responder mais depressa, mas continua a ser o senhor a responder. Ela não:
- atende as chamadas que não consegue atender;
- faz perguntas diferentes conforme o tipo de obra;
- dá um valor indicativo com a sua tabela de preços;
- vê a sua agenda e propõe uma hora livre;
- insiste sozinha nos orçamentos enviados.
É para isso que existe o Orçamento Fechado: um assistente que trabalha dentro do WhatsApp, com o seu número, e faz estas tarefas por si, deixando-lhe apenas a confirmação das visitas. Veja como funciona para ar condicionado, bombas de calor, painéis solares, janelas e remodelações.